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另類參與式討論的想像與操作——開放式會議工作坊紀實

作者 / 宋威穎(教育部大學社會責任推動中心博士後研究員)、林晏渟(國立中山大學人文創新與社會實踐計畫博士後研究員)

一、會議,要怎麼「開放」?

開放空間會議技術(Open Space Technology, 簡稱OST)是一種開放型態的討論機制,此機制的創辦人Harrison Owen 從過往經驗發現,在一般常見的開會過程中,通常與會者最有生產力與活力是在會議中間的休息時間,參與者在輕鬆且沒有拘束的情況下,會較願意和其他參與者分享自身的感受和想法,此舉反而能形成有效且富有創造力的開會結果。也就是說,若能善用休息時間的彈性氛圍元素,來設計開會的方式,更有可能在彈性輕鬆的氛圍中完成達成開會的目的,Harrison遂依循這樣概念發展出OST的操作模式。有別於一般的開會討論方式,OST特別適用於面臨複雜問題的社區與組織,當同一社區或組織成員對所在地方有一定了解,但對問題毫無頭緒與方向時,就是使用OST的最佳時機。

過去參與各類審議討論與開會的經驗,亦聽聞過此一機制的運作,但對OST的實際操作方法不甚了解,畢竟以往曾參與過的公民共識會議、願景工作坊和世界咖啡館等等的會議討論模式,基本上希望與會者是在知情了解議題的情況下(議題知情),才來進行對話和討論(理性思辯),並得到最終的集體共識。在此彼此理解、溝通,進而形成共識的過程中,往往會歷經發散到聚焦的磨合階段,最終才會形成不同與會者較能接受之集體意見。也就是說,與會者在進入實質討論時,可能會因為其過往的生命經驗與所接受到的會議資訊(可能是會議手冊提供之資訊,或專家議題說明的觀念看法)而對欲討論的議題有一定的主觀認知看法,然後透過理性思辯的過程來找到彼此都能接受的意見。

上述幾種審議討論機制,基本上都具備固定的流程與操作程序,也就是有一定的結構性;然而,OST幾乎是接近沒有結構的型態,如何產生大家最終都能接受的共識意見呢?這是我們最好奇的一點,也希望透過實際操作的機會,能更加瞭解OST的運作過程。


圖:林邦文老師向所有與會者說明OST的概念與運作方式

二、公民參與的Freestyle

2019年3月9日於高雄新浜碼頭藝術空間辦理的「開放式會議工作坊」,就是一場兼具實驗與培力性質的工作坊,由中山大學人文創新與社會實踐計畫團隊策畫。中山人社實踐計畫以「灣岸創生」為主題,希望能陪伴高雄的過渡社區重現過往的記憶,另一方面也協助其創新轉型;其中舊港區場域設定的工作主軸為「公民參與」,然而團隊成員在浸入式田野調查後,發現過渡社區內的長者比例偏高,在社區參與比例低,因此考慮透過程序上相對彈性、不受拘束的開放式會議,進行初步聚焦的討論。希望能夠藉著開放不受限的會議形式,讓鹽埕在地的年長者說出自身對舊港區的真實感受,逐步加深居民對在地議題的關心與參與。學校團隊、社區合作夥伴,以及場域對於在地議題或調查方式有興趣的社區關係人三方,能夠一同體驗開放式會議工作坊的操作與討論,如此也有助於未來的調查與方案設計。

本次的工作坊邀請台灣公民參與協會發起人林邦文老師來擔任會議的引導師,老師先請大家圍成一個圓,並且介紹:「OST會嘗試創造出一個可供大家自由討論的平台空間,在這個平台中,大家都是安全沒有壓力的,沒有人會知道今天最終的答案,大家要敞開心胸、隨時準備迎接可能的驚喜。」希望所有參與者都能開心愉快地來討論今天的主題,也就是讓大家都能在不預設立場前提的情況下加入討論。

接著,林老師也介紹OST在操作進行的過程非常重要的「四大原則」和「雙腳法則」(The Law of two feet)。


圖:開放空間會議技術的四大原則和雙腳法則。

OST所謂的「四大原則」如下:

  1. 出席的人都是最適當的。
  2. 不管何時開始都是最適當的時間。
  3. 不管發生什麼,都是當時發生的事情。
  4. 結束的時候就結束了。

其中,「出席的人都是最適當的」,意思是指不論出席的人的身分背景為何,在討論當下都是最合適的。這個概念類似於一般參與審議討論時,會特別注重桌面上的平等原則,因為惟有在彼此的身心都處在平等的情況下,才會願意開啟溝通的大門,分享彼此的真實想法;「不管何時開始都是最適當的時間」,則是指何時開始討論都是最好的時機,與會者可以隨時發動自己有興趣的討論議題,這和過往的審議討論時有較大的差別。一般的會議操作機制中,每個階段都有議程設計的目的性,如專家簡報階段會希望提供與會者相應的知情資訊,討論階段會針對議題的本質問題提出疑問並提出解決對策。相較之下,OST的討論則較為機動,但也可以讓真正有興趣的人集中參與。

原則三「不管發生什麼,都是當時發生的事情」。在討論的過程中,可能會激盪出各種火花,也可能會出現大家都沒有興趣的議題,但這些都是當下的事情,不用過於執著。這也有別於審議討論中每個階段都有希望達成之目的(可能是更聚焦問題,或提出更具體的行動方案);原則四「結束的時候就結束了」,意思是當議題發起人結束此一討論時,就是結束了,即便該階段沒有共識或沒有具體結果,也沒有關係。

至於「雙腳法則」,是鼓勵大家在討論開始後,能盡情移動自己的雙腳到各個議題去看,就像蜜蜂和蝴蝶一樣到處去採蜜,若對議題有興趣想回饋,就可以像蜜蜂嗡嗡一樣盡情的抒發自己的想法;但若當下自想聽別人的想法和意見而不想提供自己意見也沒關係,可以像蝴蝶一樣靜靜地採蜜。進一步來說,雙腳法則是指與會者必須替自身的學習負責,在OST的過程中參與自身感興趣的議題,若對議題有興趣想回饋,則可盡情抒發己見,但若覺得沒有收穫或認為自己已經無法替該議題提出貢獻,則可善用「雙腳」移動到其他議題,當然,累了也可選擇停下來休息。

介紹完OST四大原則和雙腳法則後,老師也簡單跟大家述說今日的流程,依序是開場、決定議題、彙整、結束圈以及Q&A。由於本次活動時間的限制(一般OST需要一天至一天半的時間,而當天則是進行半天的試作),故省略了行動方案以及行動方案彙整之階段(通常會放在議題討論彙整後、結束圈之前)。老師的開場結束後,便進入決定議題的階段。


圖:中山大學公事所郭同學與阮同學和其他與會者討論之情況。

三、實際操作過程和反饋

本次工作坊的主題是「如何以公民參與的方式在鹽埕區進行藝術社造」。討論一開始,老師讓所有與會者自由決定是否發起討論,若對於主題有任何想法或疑問,都可以到圓圈中心拿一張紙寫下自己的題目,並將其貼在圓圈周遭的新聞牆上。若其他與會者想加入討論,可以隨時停下腳步參與;若對這個小議題沒興趣了,也可隨時移動雙腳去下一個議題或到旁邊休息。

在開始決定議題階段,就產生了10個子議題,筆者也參與了「如何解決民眾可能熱誠不足的問題,促進民眾參與動機」的討論主題。這個議題是由中山大學的郭同學和阮同學合併提出(郭同學原先提出如何促進民眾參與動機;阮同學則是提出如何解決民眾可能熱誠不足的問題)。阮同學就過往在鹽埕的觀察經驗,指出鹽埕地方居民對公共議題的參與程度不足,若希望以公民參與來改善社區,首要之務必須思考怎樣提升居民的參與動機。郭同學也呼應此一看法,認為必須先了解社區居民的需求,才能確認地方是否想要進行藝術社造,當社區工作與居民的期待相互符合,才有可能提高其參與熱誠。

該議題也吸引6~7位有興趣的參與者加入聆聽和討論。大家不僅就個人經驗分享看法,也嘗試提出可能的解決對策。如新浜碼頭藝術空間的邱經理,便以自身在鹽埕區進行藝術推廣的經驗,提醒大家可先行與地方的意見領袖溝通,掌握不同族群的網絡和想法,再去思考地方需求和藝術間的連結關係,或許比較容易找到連結的可能性。就在大家熱烈討論中,完成對這個議題滿滿的想法記錄。


圖:子議題討論的紙本記錄。


圖七 在結束圈階段,引導師將所有議題記錄集中在圓圈中間進行討論。

待議題討論階段初步結束後,老師請各議題發起人將討論紀錄張貼在新聞牆上,並請大家到新聞牆前閱讀所有議題的討論結果[1],如果看到自己最為認同且重視的觀點[2],可以在旁邊貼上小圓點貼紙進行投票。當所有與會者完成投票後,老師再請大家回到座位上,圍成圓圈並進行今日討論的總結和回饋。

林老師請所有與會者分享今日參與OST的收穫與感想,以及參與討論後對鹽埕區公民參與藝術社造的想法[3]。中山大學的王俊傑老師就分享,經過這次的討論,很想直接去找1、2個地點,聯絡鄰近的居民和藝術家一起試作。而回饋過程中,也有社區的與會者指出,首要的任務應該是去認識社區、認識地方的特色,才知道接下來要做什麼事情,以及如何進行。可見經過OST的討論,不僅讓與會者更深入去思考鹽埕區的定位和本質,也會嘗試提出一個可能的行動方式。

大家的回饋告一段落後,林老師也補充說明,OST的會議大多數都在同一組織內進行,其最終的行動方案就會很具體,而且討論期間會請單位主管先迴避,結束圈的階段再讓主管進來聆聽和回應。透過這樣的方式,能讓組織團體的決策者了解第一線人員提出的顧慮和建議,在組織和決策上收到良好的成效。

筆者也從自身參與會議討論的經驗提出,這樣的討論過程是否會有過於發散、無法收斂聚焦的情況發生?又有哪些議題和時機是特別適合運用OST的呢?老師的回覆是,如果不是急著要立刻要產生方案,只要事前做足準備,基本上不會產生意見過於發散的問題;況且討論題目只要沒有預設立場,沒有什麼議題是不能討論的,都可以用OST來操作。不過,老師也指出,目前的公部門因為覺得OST缺乏結構,比較不傾向採用這種討論方式。反而是北部的幾所高中校長認同這樣的操作,認為有助於同事間的磨合,也能產生有創意的方案。

會議的最後,也陸續有與會者提出如何處理衝突意見,以及意見代表性的問題。老師也回應,確實有些時候很難在討論時取得共識,但還是要彼此尊重,這時就可善用雙腳原則,若不認同其他人的論點,可以選擇先到其他議題或暫時離開休息,因此在OST的操作上幾乎沒有遇到爭執不下的情況。


圖:議題彙整時所有與會者觀看各議題之討論成果。

四、結語

總的來看,OST相較於過往的開會討論模式,並非是全然沒有結構,而是賦予與會者更大的討論彈性和空間使用權利。林老師強調,開放空間的概念就是要讓參與討論的人有一個安全舒適的場域,如此參與者才能在友善的氣氛中,敞開心胸暢談其內心的想法。我們也觀察到,不少的組別與參與者在討論過程中,不僅反思自身的角色定位,也嘗試思考不同利害關係人可能遭遇的困境和挑戰,從而提出社區盤點、社區設計,以及社區改造的行動方向和策略。藉由這次的討論,也讓我們更進一步體認,面臨多樣化的社區議題、多元組成的社區民眾,需要開啟參與式討論時,開放式會議不失為一個可以嘗試的運作方式。


[1] 通常各議題討論完後,會交由旁邊的行政人員協助騰打並列印出紀錄,張貼到新聞牆上。

[2] 林老師說明,在原始OST的操作中並不會有投票貼點的流程,但為求有效讓與會者聚焦,這次透過此種方式來集中討論。

[3] 議題發想階段後原本是接續討論行動方案,引導人會請大家寫下回去之後想要進行的工作,但礙於時間限制,本次討論將此一階段與結束圈合併進行。

參考資料

林禹之(2019)。公民參與freestyle-自社區駛出的三輪車舊港五四三

Open Space Technology, Taiwan (2019). 分享發生在台灣的開放空間會議經驗

Owen, Harrison. (2008). Open Space Technology: A User’s Guide. 3rd Edition. Berrett-Koehler Publishers.


影片:開放空間會議(OST)的進行方式與規則介紹。